Datenschutzhinweise für die Anwendung „TAKEOFF CRM“
1. Wer wir sind
Betreiber der Anwendung „TAKEOFF CRM“ (Meta-App „TAKEOFF CRM WhatsApp“) ist:
DER RATHGEBER (Einzelunternehmen)
Inhaber: Maurice Rathgeber
Borkumstraße 26
45419 Essen
E-Mail: mr@drg-marketing.de
Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse.
2. Was die Anwendung tut
TAKEOFF CRM ist ein Kundenmanagement-System (CRM) für Möbelhäuser und Küchenstudios. Über die WhatsApp Business Platform von Meta versendet die Anwendung im Namen des jeweiligen Möbelhauses Nachrichten an dessen Endkunden – zum Beispiel Terminbestätigungen, Terminerinnerungen oder Rückmeldungen zu einer Anfrage – und empfängt Antworten der Endkunden (Text, Fotos, Dokumente). Jedes Möbelhaus verbindet dafür sein eigenes WhatsApp Business Account mit der Anwendung und bleibt Inhaber dieses Kontos.
3. Rollen nach der DSGVO
| Wer | Rolle | Was das bedeutet |
|---|---|---|
| Möbelhaus / Küchenstudio (unser Kunde) | Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) | Entscheidet, welche Endkunden aus welchem Anlass Nachrichten erhalten; informiert seine Endkunden in seiner eigenen Datenschutzerklärung; holt erforderliche Einwilligungen ein. |
| DER RATHGEBER (Betreiber TAKEOFF CRM) | Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) | Verarbeitet die Daten nur nach Weisung des Möbelhauses, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags; nutzt die Daten nicht für eigene Zwecke. |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Anbieter der WhatsApp Business Platform | Übermittelt die Nachrichten; für die Verarbeitung durch Meta gelten die Datenschutzhinweise von Meta/WhatsApp Business. |
4. Welche Daten wir über die Meta-Plattform erhalten
Beim Verbinden eines WhatsApp Business Accounts und im laufenden Betrieb erhalten wir von Meta folgende Daten:
- Kontodaten des Möbelhauses: ID des WhatsApp Business Accounts, ID und Rufnummer der geschäftlichen WhatsApp-Nummer, Anzeigename, Qualitäts- und Limit-Informationen der Nummer, Status der Nachrichtenvorlagen, ein Zugriffstoken für dieses Konto.
- Nachrichtendaten der Endkunden: Mobilfunknummer des Endkunden, WhatsApp-Profilname (sofern von WhatsApp übermittelt), Inhalt der Nachrichten (Text, Antworten auf Buttons, Fotos, PDF-Dokumente), Zeitstempel sowie Zustellstatus gesendeter Nachrichten (gesendet, zugestellt, gelesen, fehlgeschlagen).
Wir erhalten keinen Zugriff auf private WhatsApp-Konten, auf Facebook- oder Instagram-Konten oder auf Werbekonten des Möbelhauses. Beim Verbinden werden ausschließlich die Berechtigungen whatsapp_business_messaging und whatsapp_business_management für das gewählte WhatsApp Business Account genutzt.
5. Wofür die Daten verwendet werden
- Versand der vom Möbelhaus vorgesehenen Nachrichten (Vorlagen) an Endkunden und Empfang von deren Antworten;
- Anzeige des Nachrichtenverlaufs in der Kundenakte des Möbelhauses, damit dessen Mitarbeiter den Vorgang bearbeiten können;
- Ablage von Fotos und Dokumenten, die Endkunden dem Möbelhaus senden (z. B. Grundrisse), in der Kundenakte;
- Anlegen und Verwalten der Nachrichtenvorlagen des Möbelhauses bei Meta;
- Auswertung der Nutzung (Anzahl und Kosten der Nachrichten) je Möbelhaus – ohne Auswertung von Inhalten;
- Sicherheit und Fehlerdiagnose (technische Protokolle).
Wir verwenden die Daten nicht für Werbung, nicht für Profilbildung und geben sie nicht an Dritte weiter, die nicht in Ziffer 7 genannt sind. Die Daten eines Möbelhauses sind technisch von denen anderer Möbelhäuser getrennt (Mandantentrennung).
6. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung durch uns erfolgt als Auftragsverarbeitung auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem jeweiligen Möbelhaus (Art. 28 DSGVO). Die Rechtsgrundlage für die Kommunikation mit Endkunden bestimmt das Möbelhaus als Verantwortlicher (in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. a oder lit. b DSGVO – Einwilligung bzw. Anbahnung/Durchführung eines Vertrags, z. B. Beratungstermin).
7. Wo die Daten gespeichert werden / Dienstleister
- Datenbank und Dateispeicher: Supabase (Supabase Inc.), Rechenzentrum in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland). Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln liegt vor.
- Bereitstellung der Web-Anwendung: Vercel Inc. (USA) für die Auslieferung der Benutzeroberfläche; Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln liegt vor. Nachrichteninhalte werden dort nicht dauerhaft gespeichert.
- Nachrichtenübermittlung: Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp Business Platform).
8. Wie lange die Daten gespeichert werden
Nachrichten, Dateien und Zustelldaten werden so lange gespeichert, wie das Möbelhaus die zugehörige Kundenakte in TAKEOFF CRM führt, und gelöscht, wenn das Möbelhaus die Akte löscht, die Löschung anweist oder der Vertrag mit uns endet (dann innerhalb von 30 Tagen einschließlich Sicherungskopien, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen). Zugriffstoken werden gelöscht, sobald das Möbelhaus die Verbindung trennt.
9. Verbindung trennen und Daten löschen
Ein Möbelhaus kann die Verbindung jederzeit trennen: in TAKEOFF CRM unter Systemeinstellungen → WhatsApp → „Verbindung trennen“ oder in seinem Meta Business Manager unter Einstellungen → Integrationen bzw. WhatsApp-Konten → Partner/Apps → Zugriff entfernen. Anschließend können keine Nachrichten mehr über die Anwendung gesendet oder empfangen werden. Die Löschung gespeicherter Daten kann jederzeit per E-Mail an mr@drg-marketing.de verlangt werden; wir bestätigen die Löschung schriftlich. Siehe auch unsere Anleitung zur Datenlöschung.
10. Rechte der betroffenen Personen
Endkunden, die Nachrichten eines Möbelhauses erhalten, wenden sich für Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) an das jeweilige Möbelhaus als Verantwortlichen. Wir unterstützen das Möbelhaus bei der Erfüllung dieser Rechte. Es besteht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
11. Sicherheit
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Zugriffstoken werden ausschließlich serverseitig gespeichert und nie an Browser oder Endgeräte ausgeliefert. Eingehende Webhook-Aufrufe von Meta werden anhand einer Signatur geprüft. Der Zugriff auf Kundenakten ist rollenbasiert und auf die Mitarbeiter des jeweiligen Möbelhauses beschränkt.
12. Änderungen
Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Anwendung oder die Anforderungen der Meta-Plattform ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.